Un transfert de bureaux raté se paie en heures perdues, matériel abîmé et IT indisponible.
À Marseille, la réussite tient à une préparation opérationnelle carrée : accès, stationnement, contraintes d’immeuble, logistique portuaire éventuelle, rues étroites, et réinstallation poste par poste. L’objectif est simple : reprendre vite, proprement, et avec une traçabilité complète des équipements, du mobilier, des archives et des données sensibles.
Si vous cherchez une base solide pour cadrer votre déménagement d’entreprise, vous pouvez vous appuyer sur notre méthode terrain et l’adapter à votre site (Marseille, Aubagne, Aix).
Prérequis et préparation opérationnelle à Marseille
Outils et accès nécessaires
- Plan des lieux (ancien + nouveau) : accès camions, quais, ascenseurs, couloirs, zones de stockage temporaire.
- Inventaire (poste, utilisateur, zone) : matériel, câbles, écrans, périphériques, archives.
- Kit d’étiquetage : codes couleur par service + numérotation par zone + scellés si nécessaire.
- Plan de coupure IT : fenêtre, sauvegardes, tests, plan de secours.
- Autorisation d’occupation si emprise sur voirie (camion, monte-meubles, benne).
Sur l’emprise de voirie (camion de déménagement, monte-meubles, dépôt temporaire), visez une autorisation adaptée (permis de stationnement / permission de voirie selon le cas) pour éviter blocages et sanctions ; le cadre général est détaillé par Entreprendre.Service-Public.fr.
Temps estimé & niveau de difficulté (sans chiffres “magiques”)
Le délai dépend surtout de trois variables : volumétrie (postes + archives + mobilier), complexité d’accès (centre-ville, ruelles, stationnement, ascenseur), et criticité IT (serveurs, téléphonie, réseau, continuité d’activité). Plus vos contraintes d’accès sont fortes à Marseille (voies étroites, créneaux limités), plus il faut sur-investir dans la préparation et le phasage.
Checklist : conditions techniques avant de démarrer
| Point à valider | Ancien site | Nouveau site | Preuve attendue |
|---|---|---|---|
| Accès camion + hauteur + manœuvre | OK / KO | OK / KO | Photos + plan d’accès + créneau autorisé |
| Ascenseur / monte-charge (capacité, dimensions) | OK / KO | OK / KO | Fiche technique + réservation auprès du syndic |
| Réseau (baie, brassage, prises, Wi-Fi) | OK / KO | OK / KO | Plan de câblage + tests (avant J) |
| Téléphonie / accès opérateur | OK / KO | OK / KO | Date de portage + scénario de secours |
| Sécurité (contrôle d’accès, badges, alarme) | OK / KO | OK / KO | Liste badges + procédure accueil prestataires |
Matrice : Marseille vs Aubagne vs Aix (ce qui change en vrai)
| Critère opérationnel | Marseille (intra-muros) | Aubagne | Aix-en-Provence |
|---|---|---|---|
| Accès / rues étroites | Fréquent (centre, quartiers denses) | Variable, souvent plus simple | Centre parfois contraint, zones tertiaires plus fluides |
| Stationnement & emprise voirie | Souvent critique : anticiper autorisations | Moins tendu selon secteur | Tendu en hyper-centre ; mieux en périphérie |
| Créneaux de livraison | Plus de contraintes (voisinage, circulation) | Souvent plus souple | Contraintes possibles selon zones |
| Risque “rupture d’activité” | Élevé si IT + accès mal cadrés | Moyen | Moyen à élevé (selon bâtiment) |
| Option recommandée | Phasage + équipe renforcée + traçabilité | Phasage standard | Phasage + plan de circulation interne |
Chronologie type sur quatre semaines
Flux : Semaine 1 (cadrage + accès + IT) → Semaine 2 (inventaire + étiquetage + commande fournitures) → Semaine 3 (emballage progressif + pré-câblage + tests) → Semaine 4 (jour J + remontage + reprise + PV)
Le point clé : “pré-installer” ce qui peut l’être (réseau, postes pilotes, signalétique) pour que le déménagement ne soit pas le début de l’installation, mais la fin d’un projet déjà prêt.
Cadrage du projet et responsabilités
Définir périmètre, dates, budgets, priorités
Un transfert ne se gère pas “au volume” uniquement : vous devez aussi qualifier ce qui est prioritaire (accueil, salles de réunion, équipes client, équipes IT) et ce qui peut être dégradé temporairement (archives non critiques, stocks secondaires, zones peu occupées). Fixez une date cible, puis une fenêtre réaliste de bascule (même si l’activité continue).
Nommer un pilote interne et des référents par service
Le pilote arbitre et tranche. Les référents valident sur le terrain (qui s’assoit où, quels équipements, quelles exceptions). Sans ces rôles, vous aurez des “micro-décisions” le jour J qui créent des retards et des erreurs d’affectation.
Valider contraintes bail, assurances, accès
Avant toute manutention : conditions du bail (horaires, remise en état), règles d’immeuble, assurance responsabilité, et modalités d’accès (badges, gardien, réservation d’ascenseur). Sur la partie voirie (camion, monte-meubles, dépôt temporaire), vérifiez le besoin de permis de stationnement / arrêté selon l’emprise ; la logique est explicitée par Entreprendre.Service-Public.fr.
Diagramme RACI (qui fait quoi)
Flux : Pilote (décide/arbitre) → IT (sécurise/valide reprise) → RH (communication + conditions de travail) → Services (valident besoins) → Prestataires (emballage/transport/remontage)
Matrice : parties prenantes internes et externes
| Partie prenante | Attente | Risque si oubli | Livrable simple |
|---|---|---|---|
| Direction | Reprise rapide | Arrêt d’activité | Jalons + critères de réussite |
| IT | Continuité, sécurité | Données perdues / accès KO | Plan de coupure + tests + secours |
| RH | Organisation, info équipes | Stress, absentéisme | FAQ interne + consignes |
| Syndic / propriétaire | Respect règles | Blocage accès, litige | Accords écrits + créneaux |
| Spécialiste déménagement | Clarté périmètre | Surcoûts, erreurs | Inventaire + plan + contraintes |
Audit inventaire, flux et contraintes
Cartographier postes, mobilier, archives, stocks
La règle d’or : un poste = un lot (écran(s), unité centrale/dock, clavier, souris, casque, câbles, adaptateurs). Idem pour le mobilier : ce qui nécessite démontage et remontage doit être identifié dès l’inventaire (armoires, bench, tables de réunion, cloisons légères).
Qualifier volumétrie, fragiles, lourds, sensibles
Distinguez clairement :
- Fragiles : écrans, verrerie, objets de démonstration.
- Lourds : armoires pleines, coffres, imprimantes MFP, racks.
- Sensibles : dossiers RH, archives clients, supports contenant des données.
- Critiques : serveurs, routeurs, équipements réseau.
- À éliminer : obsolètes, doublons, archives à détruire selon politique interne.
Pour la manutention manuelle, la prévention des TMS et l’organisation (formation, moyens mécaniques, information sur le poids, etc.) relèvent d’obligations encadrées par le Code du travail ; une synthèse officielle est disponible sur travail-emploi.gouv.fr.
Identifier accès quais, ascenseurs, couloirs, horaires
Sur Marseille, l’accès détermine le plan : sens de circulation, largeur couloir, porte coupe-feu, zones de croisement, et “point d’attente” si camionnage en rotation. Documentez aussi les horaires tolérés par l’immeuble (bruit, protection des parties communes, présence gardien).
Point de vigilance : stationnement et rues étroites
En centre-ville, le stationnement est souvent le facteur bloquant. Si vous devez occuper le domaine public (camion de déménagement, monte-meubles, benne), anticipez une autorisation adaptée (permis de stationnement / permission de voirie selon l’impact sur le sol) telle que décrite par Entreprendre.Service-Public.fr. Sans cela, votre logistique peut être “parfaite” et pourtant impossible à exécuter.
Modèle d’inventaire par zone
| Zone | Lot | Contenu | Action | Destinataire |
|---|---|---|---|---|
| Open space A | A-023 | Poste + 2 écrans + dock + câbles | Emballer / étiqueter | Service commercial |
| Salle archives | AR-004 | Cartons dossiers (confidentiel) | Sceller / tracer | RH |
| Salle réunion 2 | SR2-001 | Table + 8 chaises + écran | Démontage / protection | Accueil |
Logistique et prestataires : organiser sans perte de contrôle
Choisir l’option : clé en main, partiel, groupage
Trois logiques possibles :
- Clé en main : utile si l’arrêt d’activité doit être minimal (pilotage + emballage + transport + remontage).
- Partiel : vous emballez (ou une partie), le prestataire gère manutention/transport.
- Groupage : pertinent si volumétrie faible et flexibilité de créneau, mais moins adapté aux reprises IT strictes.
Dans la pratique, beaucoup d’entreprises préfèrent un “hybride” : emballage non critique en interne, et zones sensibles/IT sous contrôle d’un spécialiste. Certaines équipes connaissent aussi des acteurs historiques comme déménagements mazucco : quelle que soit l’enseigne, jugez sur les critères terrain et la capacité à tenir un plan de traçabilité.
Planifier emballage, étiquetage, manutention, stockage
Votre plan doit produire une conséquence simple : chaque carton a un propriétaire, une zone source, une zone cible. Prévoyez une zone tampon au nouveau site pour lisser les flux (éviter d’encombrer les couloirs), et une logique de réinstallation (accueil d’abord, puis services “business”, puis supports).
Prévoir destructions d’archives et confidentialité
Pour les documents contenant des données personnelles ou sensibles, encadrez la sous-traitance, la traçabilité et la fin de vie. Côté sauvegarde et résilience des données (avant bascule), la CNIL rappelle l’importance de sauvegardes régulières, testées, et au moins une copie sur un site distinct et/ou hors ligne : CNIL.
Diagramme : flux emballage → transport → réinstallation
Flux : Étiquetage (zone/lot) → Protection (fragiles/IT) → Chargement (ordre de priorité) → Transport (créneaux validés) → Déchargement (zone tampon) → Remontage / branchements → Contrôle lot par lot
Matrice : critères prestataire → risques → parades
| Critère | Risque | Parade opérationnelle |
|---|---|---|
| Capacité à gérer accès difficiles | Retards / surcoûts | Visite technique + plan de circulation + créneaux |
| Gestion du mobilier (démontage/remontage) | Meubles instables / manquants | Liste pièces + sachets visseries + responsable de zone |
| Protection & conditionnement | Casse écrans, rayures | Housses, bulles, cornières, scellés |
| Traçabilité des équipements | Pertes, erreurs d’affectation | Étiquettes + scan + PV de réception |
| Plan B (retard, pluie, accès bloqué) | Rupture d’activité | Stockage temporaire + bascule IT progressive |
Sécuriser informatique et données sensibles
Plan de coupure, reprise, tests, secours
Un transfert de bureaux réussi, c’est une reprise IT maîtrisée : test de connectivité, validation des accès, téléphonie, impression, et un plan de secours si la bascule réseau glisse. Avant tout déplacement d’équipements critiques, figez une fenêtre de changement, et exigez des tests (pas seulement “ça s’allume”).
Sauvegardes, chiffrement, chaîne de custody
Avant le jour J, réalisez des sauvegardes vérifiées et restaurables ; la CNIL insiste sur le fait que les sauvegardes doivent être réalisées et testées, avec au moins une copie sur un site géographiquement distinct et/ou hors ligne : CNIL. Pour les postes nomades et accès distants (souvent sollicités pendant une relocalisation), les recommandations de l’ANSSI aident à cadrer les bonnes pratiques de sécurité : ANSSI.
Traitement matériel high-tech, labos, serveurs, imprimantes
Règle simple : ce qui est critique ne se “mélange” pas. Séparez les flux (IT critique / IT standard / mobilier / archives), imposez une protection renforcée, et prévoyez un ordre de chargement cohérent avec l’ordre de réinstallation. Pour les imprimantes et MFP : purge des bacs, sécurisation des consommables, et test d’impression dès la reprise.
Point de vigilance : continuité d’activité et réseau
Si votre activité dépend d’un accès en continu, basculez par étapes : équipe pilote, zone pilote, puis généralisation. L’erreur classique est de faire un “big bang” sans filet, puis de découvrir des dépendances (VPN, DHCP, VLAN, accès SaaS, badgeuse, affichage accueil).
Check de reprise IT en dix points
| # | Contrôle | OK / KO | Responsable |
|---|---|---|---|
| 1 | Accès Internet opérationnel (tests réels) | — | IT |
| 2 | Réseau interne + Wi‑Fi (zones couvertes) | — | IT |
| 3 | Téléphonie (appels entrants/sortants) | — | IT / opérateur |
| 4 | Accès messagerie + MFA | — | IT |
| 5 | Impression (au moins une MFP) | — | IT / services |
| 6 | Accès applications métiers | — | IT / référents |
| 7 | Salles de réunion (écran + visio) | — | Services |
| 8 | Plan de sauvegarde (dernier point + test) | — | IT |
| 9 | Comptes admin sécurisés / accès baies | — | IT |
| 10 | Plan de secours activable (4G/routeur/PC stock) | — | IT / pilote |
Piloter le jour J et la reprise
Brief équipes, jalons horaires, circuits de camionnage
Le jour J n’est pas une journée “de transport”, c’est une journée “d’exécution”. Vous devez briefer : ordre des lots, zones interdites, qui valide quoi, et comment remonter une anomalie. Le pilote doit rester disponible, pas sur un diable.
Superviser chargement, protection, traçabilité des lots
La traçabilité est votre assurance anti-perte : lot scellé si besoin, signature par zone, et pointage au déchargement. Sur les équipements sensibles, limitez le nombre de mains, et formalisez une chaîne de custody interne (qui prend, qui transporte, qui réceptionne).
Réinstaller mobilier, postes, salles, signalétique
Organisez la réinstallation dans l’ordre “utilisable d’abord” : accueil et postes critiques, puis open spaces, puis salles, puis archives. Le remontage et le branchement doivent être guidés par un plan (pas “au feeling”), surtout si vous avez des contraintes de circulation interne.
Matrice : quartiers de Marseille → accès → créneaux utiles
| Secteur (exemples) | Contraintes typiques | Approche recommandée |
|---|---|---|
| Centre / zones denses | Rues étroites, stationnement tendu | Créneaux très cadrés + autorisations + équipe renforcée |
| Quartiers tertiaires / axes plus larges | Accès souvent plus simple | Phasage standard + zone tampon |
| Proximité zones logistiques / portuaires | Flux camion, contraintes horaires | Plan de circulation + coordination stricte |
Diagramme : plan de circulation interne par zones
Flux : Zone réception (tampon) → Zone tri (par service) → Zone installation (postes) → Zone collecte emballages → Sortie déchets / reprise cartons
Ce flux évite l’effet “bouchon” et réduit les aller-retours inutiles (donc la fatigue, les erreurs, et les dommages).
Validation et résultats mesurables
Comment vérifier que ça marche
Vous validez la réussite quand : les services prioritaires travaillent, la téléphonie et Internet sont stables, l’accueil est opérationnel, et les lots critiques sont réceptionnés sans réserve majeure. Ne confondez pas “tout est livré” avec “tout est utilisable”.
Mesurer la reprise : IT, téléphonie, accueil, salles, courrier
Mesurez de manière pragmatique : tests d’appel, test de visioconférence, test d’impression, test de connexion aux outils métier, et test “parcours visiteur” (accueil, salle, Wi‑Fi invité si applicable).
Contrôler dommages, manquants, conformité, propreté
Le contrôle qualité doit être fait avant dispersion : état du mobilier, équipements, propreté des zones, reprise des déchets d’emballage, et conformité des installations (postes à la bonne place, signalétique posée, salles identifiables).
Matrice : problèmes fréquents → solutions
| Problème | Cause probable | Solution actionnable |
|---|---|---|
| Postes “perdus” | Étiquetage incomplet | Numéro de lot + zone cible + pointage à chaque étape |
| Arrêt d’activité IT | Tests insuffisants | Pré-tests + poste pilote + plan de secours |
| Casse mobilier | Protection faible / mauvais démontage | Protection renforcée + responsable remontage |
| Retard camions | Accès/stationnement non cadrés | Autorisation + créneau + plan de manœuvre |
| Archives mélangées | Absence de zonage | Cartons scellés + code couleur + zone tampon |
PV de réception et liste de réserves
| Élément | Statut | Réserve (si applicable) | Action | Délai convenu |
|---|---|---|---|---|
| Équipements (IT, écrans) | Reçu / Non reçu | Rayure / panne / manquant | Remplacement / réparation | À définir |
| Mobilier | Reçu / Non reçu | Pied manquant / instable | Remontage / pièces | À définir |
| Locaux | Conforme / Non conforme | Propreté / dégâts | Remise en état | À définir |
FAQ déménagement d’entreprise à Marseille
Quel délai réaliste (sans surprise) pour un transfert de bureaux à Marseille ?
Le délai réaliste dépend de la volumétrie, des accès et de la criticité IT. À Marseille, la variable la plus piégeuse est souvent l’accès (stationnement, rues étroites, horaires d’immeuble). Pour sécuriser, partez d’un cadrage + inventaire + tests IT, puis basculez par zones (et pas “tout en une fois”).
Comment réduire l’arrêt d’activité pendant la relocalisation (continuité) ?
Prévoyez une reprise progressive : postes pilotes, services prioritaires, puis généralisation. Faites des sauvegardes testées et gardez un plan de secours (routeur, postes de rechange, accès distant). La CNIL insiste sur des sauvegardes régulières et testées, avec au moins une copie distincte/hors ligne : CNIL.
Quelles autorisations prévoir pour stationner et livrer (camion, monte-meubles) ?
Si vous occupez le domaine public (camion de déménagement, monte-meubles, benne), une autorisation d’occupation temporaire peut être nécessaire. Le cadre général (permis de stationnement vs permission de voirie selon les cas) est expliqué par Entreprendre.Service-Public.fr.
Comment gérer archives et données sensibles en sécurité (RGPD, confidentialité) ?
Segmentez le flux (cartons scellés, traçabilité, accès limité), documentez qui manipule quoi, et sécurisez les données avant déplacement (sauvegarde vérifiée). Pendant une période de relocalisation, les accès distants et postes nomades doivent aussi être cadrés ; les recommandations de l’ANSSI peuvent servir de base de bonnes pratiques : ANSSI.
Que faire si l’accès est compliqué en centre-ville (ruelles, stationnement impossible) ?
Faites une visite technique, définissez un point de manœuvre, cadencez le camionnage (navette si nécessaire), et créez une zone tampon au nouveau site. En parallèle, anticipez les autorisations d’emprise sur la voirie si vous devez immobiliser un camion ou installer un monte-meubles, conformément au cadre décrit par Entreprendre.Service-Public.fr.
Prochaine action : bloquez une visite technique (ancien + nouveau site) et produisez un inventaire par zone avant de choisir vos prestations.
